Handelsbetingelser

1. Indledning og aftalegrundlag

1.1 Disse handelsbetingelser ("Betingelserne") regulerer aftalen mellem qlim8, CVR-nr. DK46033736, Stenløkkevej 12, 5450 Otterup ("Leverandøren") og den erhvervsdrivende kunde ("Kunden"), der opretter en konto på eller køber adgang til Leverandørens ESG-platform ("Tjenesten").

1.2 Betingelserne gælder for alle pakker, uanset om Kunden opretter sig selv på qlim8.com eller app.qlim8.com, køber en pakke i Tjenesten eller indgår aftale på grundlag af et tilbud eller en Ordrebekræftelse.

1.3 Tjenesten udbydes alene til erhvervsdrivende. Forbrugerbeskyttelseslovgivningen, herunder fortrydelsesretten efter forbrugeraftaleloven, finder ikke anvendelse.

1.4 Databehandleraftalen er en del af aftalen og accepteres sammen med Betingelserne. For behandling af personoplysninger går Databehandleraftalen forud for Betingelserne.

1.5 Ved uoverensstemmelse mellem en Ordrebekræftelse og Betingelserne går Ordrebekræftelsen forud. Kundens egne indkøbsbetingelser finder ikke anvendelse, medmindre Leverandøren skriftligt har accepteret dem.

2. Definitioner

"Tjenesten": Den ESG-platform, herunder moduler, dashboards, rapporter, integrationer og API'er, som Leverandøren stiller til rådighed som software-as-a-service.

"Pakke": Det abonnement, Kunden har adgang til: Gratis, Basis, Udvidet, Komplet eller Koncern for virksomheder, eller Revisor og Konsulent for rådgivere. Hvad hver pakke indeholder, fremgår af pakkesiden på qlim8.com/priser på tidspunktet for købet eller af Ordrebekræftelsen.

"Brugere": Fysiske personer, som Kunden giver adgang til Tjenesten (typisk medarbejdere og rådgivere).

"Kundedata": Alle data, herunder ESG-data, regnskabsdata, dokumenter og oplysninger, som Kunden eller dennes Brugere uploader, indtaster, henter via en integration eller danner i Tjenesten.

"Abonnementsperiode": Den periode på 12 måneder, som en betalt Pakke løber og betales for ad gangen.

"Introperiode": Den tidsbegrænsede periode (på tidspunktet for disse betingelser 30 dage), hvor Kunden har adgang til funktionerne og grænserne i en højere Pakke end den, Kunden er på eller har betalt for, jf. pkt. 5.

"Prøveperiode": Den gratis periode (på tidspunktet for disse betingelser 14 dage), der går forud for den første Abonnementsperiode på Udvidet, jf. pkt. 5.

"Ordrebekræftelse": Ved køb i Tjenesten den kvittering og faktura, Kunden modtager pr. e-mail. Ved Komplet og Koncern det skriftlige tilbud eller den bekræftelse, der angiver Pakke, pris og særlige vilkår.

3. Konto og aftalens indgåelse

3.1 Kunden opretter en konto med en e-mailadresse, som bekræftes med en kode, og angiver virksomhedens registreringsnummer (CVR-nummer eller EU-momsnummer). Aftalen om Gratis-pakken er indgået, når Kunden har accepteret Betingelserne og Databehandleraftalen ved oprettelsen.

3.2 Basis og Udvidet købes i Tjenesten med betalingskort, som Kunden angiver, før Kunden får adgang til Tjenesten på den Pakke. Aftalen om Basis er indgået, når købet er gennemført. Aftalen om Udvidet er indgået, når Kunden har angivet sit kort og Prøveperioden er startet. Vælger Kunden ikke at gennemføre betalingen, kan Kunden fortsætte på Gratis-pakken i stedet. Komplet og Koncern aftales efter dialog med Leverandøren, og aftalen er indgået, når Kunden accepterer tilbuddet eller Ordrebekræftelsen.

3.3 Der kan oprettes én Gratis-konto pr. registreringsnummer. Hvert af tilbuddene i pkt. 5 kan kun benyttes én gang pr. registreringsnummer, på tværs af Kundens organisationer. Har organisationen intet registreringsnummer, gælder begrænsningen pr. organisation. Leverandøren kan afvise eller lukke en konto, der er oprettet med urigtige oplysninger.

3.4 Den person, der accepterer aftalen på vegne af Kunden, indestår for at være berettiget til at forpligte Kunden.

4. Pakker

4.1 Gratis koster ingenting og har ingen udløbsdato. Leverandøren kan ændre indholdet af Gratis-pakken eller ophøre med at tilbyde den med 30 dages varsel. Kunden kan i varslingsperioden eksportere sine Kundedata eller vælge en betalt Pakke.

4.2 Basis og Udvidet købes af Kunden selv og betales med kort. Betalingen sker ved købet af Basis og efter Prøveperioden ved Udvidet, jf. pkt. 5.

4.3 Komplet og Koncern aftales efter dialog med Leverandøren og betales mod faktura. De har hverken Introperiode eller Prøveperiode.

4.4 Revisor og Konsulent er gratis Pakker til rådgivere, der arbejder i deres klienters data. Den enkelte klient bestemmer, hvad rådgiveren må se og gøre i klientens data, og kan til enhver tid trække adgangen tilbage. Rådgiveren er selv ansvarlig for sit aftaleforhold med klienten.

4.5 Kunden kan til enhver tid opgradere fra Basis til Udvidet i Tjenesten. Opgraderingen gælder straks og starter en ny Abonnementsperiode på 12 måneder for Udvidet fra opgraderingsdagen, hvor den ubrugte del af Basis-abonnementet godskrives. Opgraderingsrabatten i pkt. 5.5 kan gælde. En nedgradering gælder fra udløbet af den igangværende Abonnementsperiode.

4.6 Overskrider Kunden grænserne i sin Pakke, fx efter en nedgradering, låses organisationen ("pakkelås"), indtil forholdet er bragt i orden. Under en pakkelås kan Kunden se og eksportere sine data, fjerne brugere og forbindelser og købe en større Pakke, men ikke tilføje nye data eller danne nye rapporter.

5. Introperiode, Prøveperiode og opgraderingsrabat

5.1 Gratis. Når Kunden opretter en organisation på Gratis-pakken, får Kunden adgang til funktionerne og grænserne i Basis i en Introperiode, uden at Kunden angiver et betalingskort. Når Introperioden udløber, fortsætter organisationen på Gratis-pakken.

5.2 Basis. Kunden angiver sit betalingskort, før Kunden får adgang til Basis, og årsprisen trækkes straks. Fra købsdagen får Kunden adgang til funktionerne og grænserne i Udvidet i en Introperiode. Når Introperioden udløber, fortsætter organisationen på Basis. En Introperiode på Gratis-pakken, der er i gang, afløses af Introperioden fra købet af Basis.

5.3 Udvidet. Kunden angiver sit betalingskort, før Prøveperioden starter. Der trækkes intet under Prøveperioden. Opsiger Kunden ikke inden Prøveperiodens udløb, overgår Udvidet automatisk til et betalt abonnement med en Abonnementsperiode på 12 måneder, og årsprisen trækkes på kortet ved Prøveperiodens udløb. Kunden kan opsige i Prøveperioden i Tjenesten under Konto (Administrer abonnement). Der trækkes da intet beløb, og organisationen fortsætter på Gratis-pakken. Når Kunden køber Udvidet, ophører en Introperiode fra Gratis-pakken, og der gives ikke en Introperiode oven på Prøveperioden.

5.4 Når en Introperiode udløber. Organisationen har herefter funktionerne og grænserne i den Pakke, Kunden er på eller har betalt for. Overskrider organisationen grænserne i den Pakke, slettes Kundedata ikke. Kundedata kan fortsat ses og eksporteres, men ikke redigeres, og organisationen kan ikke tilføje nye data eller danne nye rapporter ud over grænserne, jf. pkt. 4.6, indtil forholdet er bragt i orden, eller Kunden køber en større Pakke.

5.5 Opgraderingsrabat. En Kunde, der har købt Basis fra og med datoen for ikrafttrædelsen af disse betingelser, kan én gang inden for 365 dage fra Basis-abonnementets start opgradere til Udvidet med en rabat, også under en Introperiode. Opgraderingen starter en ny Abonnementsperiode for Udvidet fra opgraderingsdagen. Prisen for den første Abonnementsperiode er årsprisen for Udvidet fratrukket det antal måneder, der vises ved opgraderingen og på pakkesiden, og den ubrugte del af Basis-abonnementet godskrives. Ved fornyelsen gælder årsprisen uden rabat. Rabatten kan ikke kombineres med en kampagnepris eller anden rabat: Kunden får den største. Basis-abonnementer købt før ikrafttrædelsen er ikke omfattet.

5.6 Én gang pr. registreringsnummer. Introperioden på Gratis-pakken, Introperioden på Basis, Prøveperioden på Udvidet og opgraderingsrabatten kan hver især kun benyttes én gang pr. registreringsnummer, på tværs af organisationer. Leverandøren kan afvise et tilbud, der søges opnået med urigtige oplysninger eller ved at oprette flere organisationer for samme virksomhed.

5.7 Længde og indhold. Perioderne og rabattens størrelse fremgår af pakkesiden og ved oprettelsen eller købet. Leverandøren kan ændre dem for fremtidige kunder. Gratis, Komplet, Koncern, Revisor og Konsulent har ikke en Prøveperiode, og Komplet, Koncern, Revisor og Konsulent har ikke en Introperiode.

5.8 Introsamtale. Leverandøren kan invitere Kunden til en gratis, kort introsamtale. Samtalen er frivillig og er ikke en betingelse for en Introperiode, en Prøveperiode eller en rabat.

6. Tjenesten

6.1 Tjenesten leveres som standardiseret SaaS via internettet og omfatter de funktioner, der hører til Kundens Pakke.

6.2 Leverandøren udvikler løbende Tjenesten og kan tilføje, ændre eller fjerne funktionalitet, så længe den samlede funktionalitet i Kundens Pakke i al væsentlighed bevares i Abonnementsperioden.

6.3 Tjenesten bruger sprogmodeller (kunstig intelligens) til blandt andet at kategorisere posteringer, læse data ud af dokumenter og besvare spørgsmål. Resultaterne er forslag, som Kunden bør kontrollere, og Kunden er ansvarlig for de tal og rapporter, Kunden bruger.

6.4 Tjenesten leveres "as is". Leverandøren indestår ikke for, at Tjenesten opfylder Kundens specifikke forretningsmæssige eller compliance-behov, herunder konkrete rapporteringskrav under CSRD, ESRS, VSME, GHG-protokollen eller anden ESG-regulering. Kunden er selv ansvarlig for at vurdere egnetheden.

7. Adgang og brugsret

7.1 Kunden får i aftalens løbetid en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig brugsret til Tjenesten til Kundens interne erhvervsmæssige brug, inden for grænserne i Kundens Pakke.

7.2 Adgang sker via personlige brugerkonti. Login-oplysninger må ikke deles. Kunden er ansvarlig for alle handlinger, der foretages under Kundens konti.

7.3 Kunden må ikke (i) videresælge, udleje eller stille Tjenesten til rådighed for tredjemand ud over det, Pakken giver adgang til, (ii) reverse-engineere eller kopiere Tjenesten, (iii) bruge Tjenesten til at udvikle konkurrerende tjenester, eller (iv) bruge Tjenesten i strid med gældende lovgivning.

7.4 Leverandøren kan suspendere adgangen uden varsel ved væsentligt misbrug eller mistanke om sikkerhedsbrud. Ved manglende betaling gælder pkt. 8.5.

8. Pris og betaling

8.1 Priserne fremgår af pakkesiden på qlim8.com/priser eller af Ordrebekræftelsen og er angivet i DKK eksklusive moms. Moms opkræves efter gældende regler. Har Kunden et gyldigt momsnummer i et andet EU-land, gælder reglerne om omvendt betalingspligt.

8.2 Basis og Udvidet betales årligt forud med betalingskort via Leverandørens betalingsudbyder (Stripe). Kunden giver Leverandøren tilladelse til at trække årsprisen ved købet af Basis, ved Prøveperiodens udløb for Udvidet og derefter ved hver fornyelse. Kvittering og faktura sendes pr. e-mail og kan hentes i Tjenesten.

8.3 Komplet og Koncern faktureres årligt forud og betales ved bankoverførsel. Betalingsbetingelserne er netto 30 dage fra fakturadato.

8.4 Ved opgradering opkræves prisen for den nye Abonnementsperiode straks, med fradrag for den ubrugte del af den hidtidige Abonnementsperiode og for en eventuel opgraderingsrabat, jf. pkt. 4.5 og 5.5.

8.5 Mislykkes en kortbetaling ved fornyelse, eller er en faktura ikke betalt ved forfald, giver Leverandøren Kunden besked, og Tjenesten fortsætter uændret i 7 dage. Er betalingen ikke sket herefter, låses organisationen som beskrevet i pkt. 4.6, indtil der er betalt. For fakturaer påløber morarenter efter rentelovens § 5 og et rykkergebyr på 100 kr. pr. rykker, jf. rentelovens § 9 b.

8.6 Leverandøren kan én gang årligt regulere priserne med et varsel på 60 dage. En prisregulering gælder fra Kundens næste Abonnementsperiode. Prisreguleringer ud over udviklingen i nettoprisindekset giver Kunden ret til at opsige aftalen med virkning fra reguleringens ikrafttræden.

8.7 Betalt vederlag refunderes ikke ved opsigelse eller nedgradering i en igangværende Abonnementsperiode, medmindre andet følger af Betingelserne eller af ufravigelig lovgivning.

9. Abonnementsperiode, fornyelse og opsigelse

9.1 Betalte Pakker løber i Abonnementsperioder på 12 måneder og fornyes automatisk for 12 måneder ad gangen, medmindre de opsiges.

9.2 Basis og Udvidet kan til enhver tid opsiges i Tjenesten under Konto (Administrer abonnement) eller skriftligt til kontakt@qlim8.com. Opsigelsen gælder fra udløbet af den igangværende Abonnementsperiode.

9.3 Komplet og Koncern kan opsiges skriftligt til kontakt@qlim8.com med et varsel på mindst 3 måneder til udløbet af den igangværende Abonnementsperiode. Leverandøren sender cirka 4 måneder før udløbet et fornyelsesvarsel til Kundens fakturamodtager og administratorer med fornyelsesdato, pris og sidste frist for opsigelse.

9.4 Leverandøren kan opsige en betalt Pakke med 3 måneders varsel til udløbet af en Abonnementsperiode. Ved Kundens væsentlige misligholdelse kan Leverandøren ophæve aftalen uden varsel.

9.5 Når en betalt Pakke ophører, fortsætter organisationen på Gratis-pakken, så Kundens data bevares. Har organisationen flere brugere eller forbindelser, end Gratis-pakken tillader, gælder pkt. 4.6.

9.6 Kunden kan til enhver tid bede om at få sin konto lukket. Ved lukning har Kunden 30 dage til at eksportere Kundedata i et standardformat. Herefter sletter Leverandøren Kundedata, medmindre opbevaring følger af lovgivning, jf. Databehandleraftalen.

10. Kundens forpligtelser og data

10.1 Kunden er ansvarlig for, at Kundedata er korrekte, opdaterede og lovligt indhentede, og for at have det fornødne grundlag for at behandle eventuelle personoplysninger i Kundedata.

10.2 Kunden må ikke uploade CPR-numre eller følsomme personoplysninger, medmindre det er nødvendigt for Kundens brug af Tjenesten og lovligt.

10.3 Kunden indestår for, at Kundens brug af Tjenesten ikke krænker tredjemands rettigheder eller gældende lovgivning.

10.4 Kunden skal sikre Brugernes login med rimelige foranstaltninger og straks underrette Leverandøren ved mistanke om uautoriseret adgang.

11. Integrationer og tredjepartstjenester

11.1 Kunden kan forbinde Tjenesten med tredjepartstjenester, fx regnskabs- og lønsystemer, Eloverblik, Google Drive, Microsoft 365, Slack, Teams og Zapier. Forbindelsen oprettes og afbrydes af Kunden, og brugen af tredjepartstjenesten sker på tredjepartens egne vilkår.

11.2 Leverandøren er ikke ansvarlig for tredjepartstjenesters tilgængelighed eller for rigtigheden af de data, de leverer. Data, som Kunden lader Tjenesten sende til en tredjepartstjeneste, er Kundens ansvar.

12. Service og support

12.1 Leverandøren tilstræber en oppetid på 99,5 % målt månedligt, eksklusive planlagt vedligehold.

12.2 Planlagt vedligehold varsles så vidt muligt mindst 48 timer i forvejen og lægges normalt uden for almindelig kontortid.

12.3 Support ydes via e-mail på hverdage kl. 9–16 dansk tid. Pakker med chat- eller telefonsupport fremgår af pakkesiden. Eventuelle særlige svartider fremgår af Ordrebekræftelsen.

13. Databehandling og persondata

13.1 I det omfang Leverandøren behandler personoplysninger på vegne af Kunden, er Kunden dataansvarlig og Leverandøren databehandler. Behandlingen er reguleret af Databehandleraftalen, som opfylder kravene i GDPR artikel 28 og indeholder listen over godkendte underdatabehandlere.

13.2 For Leverandørens egen behandling af personoplysninger om Kundens kontaktpersoner, Brugere og besøgende henvises til Leverandørens privatlivspolitik.

14. Immaterielle rettigheder

14.1 Alle rettigheder til Tjenesten, herunder kildekode, design, dokumentation og varemærker, tilhører Leverandøren eller dennes licensgivere. Aftalen overdrager ingen rettigheder ud over brugsretten i pkt. 7.

14.2 Kundedata tilhører Kunden. Kunden giver Leverandøren en ikke-eksklusiv ret til at behandle Kundedata i det omfang, det er nødvendigt for at levere, vedligeholde og forbedre Tjenesten, inden for rammerne af Databehandleraftalen.

14.3 Leverandøren må bruge aggregerede og anonymiserede data udledt af Tjenesten til statistik, benchmarking og produktudvikling, så længe hverken Kunden eller enkeltpersoner kan identificeres.

14.4 Forslag og feedback fra Kunden, som indarbejdes i Tjenesten, tilhører Leverandøren uden vederlag til Kunden.

15. Fortrolighed

15.1 Parterne skal behandle ikke-offentlige oplysninger om hinandens forretning fortroligt og må alene bruge dem til at opfylde aftalen. Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

15.2 Leverandøren må bruge Kundens navn og logo som reference på sin hjemmeside og i markedsføringsmateriale, medmindre Kunden skriftligt modsætter sig det.

16. Ansvar og ansvarsbegrænsning

16.1 Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af pkt. 16.2-16.4.

16.2 Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, avancetab, tab af data, tab af goodwill, bod eller dagbøder, eller for tab som følge af beslutninger, Kunden træffer på grundlag af Tjenestens resultater, herunder rapportering under ESG-regulering.

16.3 Leverandørens samlede erstatningsansvar over for Kunden er for hver periode på 12 måneder begrænset til det beløb, Kunden har betalt for Tjenesten i de 12 måneder, der går forud for det skadevoldende forhold.

16.4 Begrænsningerne i pkt. 16.2-16.3 gælder ikke ved grov uagtsomhed eller forsæt.

17. Force majeure

17.1 Parterne er ikke ansvarlige for manglende eller forsinket opfyldelse som følge af forhold uden for deres rimelige kontrol, herunder krig, terror, naturkatastrofer, strømsvigt, generalstrejke, pandemi, omfattende cyberangreb og myndighedsforanstaltninger.

17.2 Force majeure skal meddeles den anden part uden ugrundet ophold.

18. Ændringer i betingelserne

18.1 Leverandøren kan ændre Betingelserne med et varsel på 30 dage pr. e-mail eller i Tjenesten. Væsentlige ændringer, som stiller Kunden ringere, giver Kunden ret til at opsige aftalen med virkning fra ændringernes ikrafttræden.

18.2 Mindre ændringer, fx præciseringer eller ændringer som følge af lovkrav, kan gennemføres uden varsel.

19. Overdragelse

19.1 Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder eller forpligtelser uden Leverandørens forudgående skriftlige samtykke.

19.2 Leverandøren kan overdrage aftalen til et koncernforbundet selskab eller som led i en virksomhedsoverdragelse.

20. Lovvalg og værneting

20.1 Aftalen er undergivet dansk ret med undtagelse af regler, der medfører anvendelse af andet lands ret.

20.2 Tvister, der ikke kan løses i mindelighed, afgøres ved Retten i Odense som første instans.