Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

qlim8
Stenløkkevej 12, 5450 Otterup
CVR: DK46033736
E-mail: privacy@qlim8.com
Telefon: +45 93 90 13 84

Spørgsmål om denne politik eller dine rettigheder kan rettes til ovenstående.

2. Hvornår gælder politikken

Politikken beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, når du:

• besøger qlim8.com eller vores blog,

• tilmelder dig vores nyhedsbrev eller kontakter os,

• opretter en konto, selv eller efter en invitation, og bruger platformen på app.qlim8.com som kunde, bruger eller rådgiver,

• køber en pakke, får en introperiode eller prøveperiode eller modtager en faktura fra os.

Når en virksomhed lægger data i platformen, som indeholder personoplysninger (fx om medarbejdere, leverandører eller kunder), er virksomheden dataansvarlig, og vi er databehandler. Det er reguleret i vores databehandleraftale. Se afsnit 7.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi

3.1 Besøgende på qlim8.com

• Hvis du giver samtykke til statistik eller marketing: IP-adresse, browser, enhed, besøgte sider og hvorfra du kom (Google Analytics og Google Ads).

• Det, du skriver i kontaktformularen: emne, navn, e-mail, virksomhed, telefon og besked.

Vi tæller besøg på qlim8.com uden cookies. Til det bruger vi din IP-adresse og browsertype et øjeblik til at danne en anonym kode, der skifter hver dag og ikke kan føres tilbage til dig. IP-adressen gemmes ikke. Grundlaget er vores legitime interesse i at vide, hvordan hjemmesiden bruges (GDPR art. 6, stk. 1, litra f)

3.2 Nyhedsbrev

• Din e-mail og eventuelt dit navn og telefonnummer, tidspunktet for tilmeldingen og hvor du tilmeldte dig.

• Om nyhedsbrevet bliver leveret, åbnet og klikket på (via Resend).

3.3 Oprettelse af konto

• Navn, e-mail, adgangskode (gemt som krypteret hash), om du opretter dig som virksomhed eller rådgiver, og hvilken pakke du valgte.

• En engangskode til at bekræfte din e-mail (gemt krypteret og kun kortvarigt).

• Hvornår du accepterede handelsbetingelserne og databehandleraftalen, og hvilken version.

• IP-adresse og browser i vores sikkerhedslog.

3.4 Virksomhedsoplysninger

Når du angiver din virksomheds CVR-nummer eller EU-momsnummer, slår vi det op i CVR-registeret (via Erhvervsstyrelsen og cvrapi.dk) eller i EU's momsregister (VIES) og henter navn, adresse, branche, juridisk form og antal ansatte, som du derefter bekræfter eller retter. Vi sender kun nummeret. For enkeltmandsvirksomheder er oplysningerne personoplysninger. Registerets svar gemmes i op til 30 dage, så vi ikke slår samme nummer op igen.

3.5 Brugere af platformen

• Kontaktoplysninger: navn, arbejds-e-mail, telefon, rolle og organisation.

• Login: adgangskode-hash, totrinsbekræftelse og de enheder, du har godkendt.

• Log-in-historik (tidspunkt, IP-adresse, browser) i 90 dage.

• En revisionslog over handlinger i platformen med tidspunkt, bruger og IP-adresse.

• Supporthenvendelser og de notifikationer, vi sender dig.

3.6 Køb, introperiode, prøveperiode og betaling

• Kortbetaling sker hos Stripe. Vi modtager aldrig det fulde kortnummer.

• Stripe får virksomhedens navn, adresse og momsnummer samt e-mailen på den, der køber.

• Vi gemmer, hvilken pakke organisationen har, abonnementets status, hvornår en introperiode eller prøveperiode udløber, og fakturaerne.

• Vi gemmer, at et tilbud (introperiode, prøveperiode eller opgraderingsrabat) er brugt for et registreringsnummer, så hvert tilbud kun gives én gang pr. virksomhed. Hos en enkeltmandsvirksomhed kan registreringsnummeret være knyttet til en person.

• Ved Business og Enterprise: fakturamodtagerens e-mail og et eventuelt indkøbsordrenummer.

• Frivillig introsamtale: hvis du vælger at booke en samtale på vores bookingside, får vi dit navn, din e-mail og tidspunktet i vores kalender hos Google. Platformen læser ikke kalenderen for at give adgang, og en booking er ikke en betingelse for noget tilbud.

3.7 Produktanalyse og fejl

• Platformen registrerer udvalgte hændelser (fx oprettelse, køb og fejl) i PostHog med dit bruger-id og din organisation, så vi kan rette fejl og forstå, hvordan platformen bruges.

• Hvis du giver samtykke til statistik i platformens cookiebanner, registreres også sidevisninger, klik og en optagelse af forløbet på skærmen, hvor indtastningsfelter er skjult (PostHog), samt brug målt med Google Analytics.

• Hvis du giver samtykke til marketing, måler Google Ads, om en annonce førte til en oprettelse eller et køb.

3.8 Energidata fra Eloverblik

Når en kunde giver fuldmagt via Eloverblik (Energinet DataHub), henter vi forbrugs- og produktionsdata for kundens målepunkter: stamdata (målepunkts-ID, adresse, installationstype, netvirksomhed), tidsserier i kWh og tilknyttede priser og tariffer. Adgangen kan til enhver tid trækkes tilbage i Eloverblik.

3.9 Regnskabs- og lønsystemer

Når en kunde forbinder sit regnskabssystem (fx e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta, Xero, QuickBooks, Business Central eller NetSuite), henter vi kontoplan og posteringer med beløb, datoer, kontonumre og bilagstekst, leverandøroplysninger og de bilag, der er nødvendige for at kategorisere udgifterne. Oplysninger om enkeltmandsvirksomheder er personoplysninger.

Fra lønsystemer henter vi kun samlede tal (fx antal ansatte og lønsum), ikke oplysninger om den enkelte medarbejder. Pendlerdata, som en kunde uploader, gemmes kun samlet for grupper på mindst fem personer og uden postnumre.

3.10 Sprogmodeller (kunstig intelligens)

For at kategorisere posteringer, læse data ud af fakturaer og produktdokumenter og besvare spørgsmål i Klimaagenten sender platformen bilagstekst, dokumenter og spørgsmål til Ordbogen.ai, der driver sprogmodellerne i Danmark. CPR-numre fjernes fra posteringernes tekst, før den sendes. Ordbogen.ai behandler oplysningerne som vores databehandler og kun for at levere svaret. Ingen data der udveksles med Ordbogen.ai anvendes til træning af sprogmodeller.

4. Formål og retsgrundlag

• Konto, platform og kundeforhold (oprettelse, bekræftelse, firmaopslag, drift, support, fornyelsesvarsler): opfyldelse af aftale, GDPR art. 6, stk. 1, litra b, for kundens kontaktpersoner, og legitim interesse, litra f, for øvrige brugere, fordi det er nødvendigt for at levere platformen til kunden.

• Køb, introperiode, prøveperiode, betaling og frivillig introsamtale: opfyldelse af aftale, litra b, herunder skridt før aftalen, som du selv beder om.

• Sikkerhed og logning: legitim interesse, litra f, i at beskytte platformen og kundernes data.

• Produktanalyse og fejlretning uden cookies: legitim interesse, litra f, i at rette fejl og forbedre platformen.

• Statistik, sessionsoptagelse og annoncemåling: samtykke, litra a, jf. cookiebekendtgørelsen.

• Nyhedsbrev: samtykke, litra a, og markedsføringslovens § 10.

• Bogføring og fakturaer: retlig forpligtelse, litra c, efter bogføringsloven.

5. Cookies

Vi bruger nødvendige cookies uden samtykke og statistik- og marketingcookies kun med dit samtykke. Se den fulde liste i vores cookieerklæring. Du kan ændre dit valg under "Cookieindstillinger" nederst på qlim8.com eller i platformens cookiebanner.

6. Nyhedsbrev

Du tilmelder dig ved at angive din e-mail og acceptere at modtage nyhedsbrevet, og du får en velkomstmail. Vi registrerer, hvornår og hvor du tilmeldte dig. Du kan altid afmelde dig via linket nederst i hvert nyhedsbrev. Vi gemmer dokumentation for samtykket i op til 2 år efter afmelding for at kunne dokumentere, at markedsføringsloven er overholdt.

7. Kundens data (vi er databehandler)

Data, som en kunde lægger i platformen, behandler vi kun efter kundens instruks og efter vores databehandleraftale. Er du medarbejder hos en kunde eller nævnt i en kundes data, skal henvendelser om dine rettigheder rettes til kunden som dataansvarlig. Vi hjælper kunden med at besvare dem.

8. Modtagere og databehandlere

Vi bruger en EU-baseret kerneinfrastruktur. Personoplysninger deles med:

• Hetzner Online GmbH (Tyskland): servere, database og fillager i Tyskland.

• Ordbogen.ai (Danmark): sprogmodeller, jf. afsnit 3.10.

• Resend, Inc. (USA): udsendelse af e-mails og nyhedsbrev.

• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland), en del af Stripe-koncernen: betaling, abonnementer, moms og fakturaer. Stripe er selvstændigt dataansvarlig for de oplysninger, Stripe selv skal bruge til betalingen og til at forebygge svindel.

• PostHog, Inc. (USA, data opbevares i EU): produktanalyse og fejlregistrering, jf. afsnit 3.7.

• Google Ireland Ltd.: Google Analytics og Google Ads, kun med samtykke, og Google Kalender, hvis du booker en frivillig introsamtale.

• Rådgivere (revisor, advokat) under deres tavshedspligt, og offentlige myndigheder, når loven kræver det.

Vi henter oplysninger fra CVR-registeret (Erhvervsstyrelsen og cvrapi.dk), EU's momsregister (VIES), Energinet DataHub (Eloverblik) og de regnskabs- og lønsystemer, en kunde forbinder. Integrationer, som en kunde selv opretter for at sende data ud (fx Google Drive, Microsoft 365, Slack, Teams, Zapier, Notion, Airtable, HubSpot og Salesforce), sender data på kundens vegne og ansvar.

9. Overførsel til tredjelande

Platformens servere, database og sprogmodeller er placeret i EU/EØS. Resend, Stripe, PostHog og Google er dog koncerner med hovedsæde i USA, og oplysninger kan derfor overføres til USA. Resend opbevarer kontodata, logs og metadata om e-mails i USA. Overførslerne sker på grundlag af EU-US Data Privacy Framework, når modtageren er certificeret, og ellers EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Du kan få en kopi af grundlaget ved at kontakte os.

10. Opbevaringstid

• Brugerkonti og platformdata: så længe kundeforholdet består. Lukkes en konto, har kunden 30 dage til at eksportere sine data, hvorefter de slettes. Sikkerhedskopier slettes, efterhånden som de udløber.

• Log-in-historik: 90 dage.

• Revisionslog: så længe organisationen findes. Sletter du din bruger, fjernes e-mail, IP-adresse og browser fra loggen, mens selve handlingerne bevares, så kundens data kan dokumenteres.

• Opslag i CVR og VIES: 30 dage.

• Fakturaer og bogføringsmateriale: 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, jf. bogføringsloven.

• Nyhedsbrev: indtil du afmelder dig, og dokumentation for samtykket i op til 2 år derefter.

• Kontaktformular: op til 2 år efter din seneste henvendelse.

• Booking af introsamtale: i vores kalender op til 2 år efter samtalen.

• Cookies: som angivet i cookieerklæringen.

11. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.

• Berigtigelse af urigtige oplysninger.

• Sletning i visse tilfælde. Du kan selv slette din bruger under Konto i platformen.

• Begrænsning af behandlingen i visse tilfælde.

• Dataportabilitet: at få dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt format.

• Indsigelse mod behandling på grundlag af legitim interesse, herunder direkte markedsføring.

• Tilbagekaldelse af samtykke til enhver tid. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagekaldelsen.

Skriv til privacy@qlim8.com. Vi svarer uden ugrundet ophold og senest inden for én måned.

12. Sikkerhed

Vi beskytter personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, blandt andet adgangsstyring med roller, totrinsbekræftelse, kryptering under transport, krypterede adgangsnøgler til integrationer, logning, sikkerhedskopier og en revisionslog, der ikke kan ændres bagefter.

Ved et sikkerhedsbrud, der indebærer høj risiko for dig, underretter vi dig og Datatilsynet efter GDPR art. 33-34.

13. Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Web: www.datatilsynet.dk

14. Ændringer i politikken

Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændrer sig. Den gældende version står her med versionsnummer og dato. Ved væsentlige ændringer giver vi besked pr. e-mail eller i platformen.